Ab wann darf man eine Mahnung schreiben?

08 Jun 2024
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Stellen Sie sich vor: Sie haben eine Leistung erbracht, die Rechnung geschrieben und abgeschickt – doch die Zahlung bleibt aus. Ärgerlich, aber kein Grund zur Panik! In vielen Fällen handelt es sich nur um ein Versehen. Bevor Sie jedoch zum Telefonhörer greifen oder gar rechtliche Schritte einleiten, bietet sich ein bewährtes Mittel an: die Mahnung.

Doch ab wann darf man eigentlich eine Mahnung schreiben? Diese Frage beschäftigt viele Unternehmer und Privatpersonen. Grundsätzlich gilt: Sobald eine Zahlungsfrist verstrichen ist, ohne dass die Zahlung eingegangen ist, können Sie den Schuldner mahnen. Doch Vorsicht: Es gibt einige wichtige Punkte zu beachten.

Die Grundlage für eine Mahnung bildet der zugrundeliegende Vertrag. Wurde eine konkrete Zahlungsfrist vereinbart, so beginnt die Frist mit Zugang der Rechnung beim Schuldner zu laufen. Wurde keine Zahlungsfrist vereinbart, so ist die Zahlung "sofort" fällig. Das bedeutet, dass der Schuldner innerhalb einer angemessenen Frist zahlen muss. Was angemessen ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab, beispielsweise von der Art der Leistung oder der Höhe des Rechnungsbetrages.

Bevor Sie eine Mahnung verfassen, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass die Rechnung tatsächlich beim Schuldner eingegangen ist. Manchmal gehen Rechnungen auf dem Postweg verloren oder landen im Spam-Ordner. Eine kurze Nachfrage beim Schuldner kann hier Klarheit schaffen und erspart Ihnen im Zweifel unnötigen Aufwand.

Ist die Rechnung beim Schuldner angekommen und die Zahlungsfrist verstrichen, steht einer Mahnung nichts mehr im Wege. Doch wie sollte eine Mahnung aussehen? Grundsätzlich gilt: Eine Mahnung sollte sachlich und höflich formuliert sein. Schließlich wollen Sie den Schuldner nicht verärgern, sondern ihn lediglich an die offene Zahlung erinnern.

Vor- und Nachteile einer Mahnung

Wie bei vielen Dingen im Leben gibt es auch bei der Mahnung Vor- und Nachteile, die es abzuwägen gilt:

Vorteile	Nachteile
Erinnert den Schuldner an die offene Zahlung	Kann das Verhältnis zum Schuldner belasten
Kann weitere Schritte (z.B. Verzugsschaden) ermöglichen	Verursacht zusätzlichen Aufwand

Best Practices für Mahnungen

Um Mahnungen effektiv und professionell zu gestalten, sollten Sie folgende Punkte beachten:

Korrekte Anschrift: Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekte Adresse des Schuldners verwenden, um Zustellprobleme zu vermeiden.
Klare Kennzeichnung: Kennzeichnen Sie das Schreiben deutlich als "Mahnung", damit der Empfänger die Dringlichkeit erkennt.
Ursprüngliche Rechnung: Fügen Sie der Mahnung eine Kopie der ursprünglichen Rechnung bei, damit der Schuldner alle relevanten Informationen auf einen Blick hat.
Angemessene Frist: Setzen Sie dem Schuldner eine angemessene Frist zur Begleichung der Forderung, in der Regel 7-14 Tage.
Konsequenzen: Weisen Sie auf die Konsequenzen einer Nichtzahlung hin, z.B. weitere Mahnstufen oder rechtliche Schritte.

Insgesamt ist es wichtig, bei Mahnungen einen professionellen und respektvollen Ton zu wahren, um die Geschäftsbeziehung nicht unnötig zu belasten. Mit den richtigen Informationen und einem guten Gespür für die Situation können Sie Mahnungen effektiv nutzen, um offene Forderungen einzufordern und Ihre Liquidität zu sichern.

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